Quatro ferramentas para turbinar seu home office
A crise causada pela pandemia do novo coronavírus fez com que diversas empresas adotassem a prática do home office, permitindo que seus funcionários trabalhem em casa durante o período de quarentena. Apesar de parecer simples na teoria, na prática, o home office pode comprometer a produtividade e competitividade das organizações, considerando aspectos culturais, habilidades socioemocionais (soft skills) e segurança da informação. Assim, é necessário preparar os colaboradores para que eles se adaptem a essa nova cultura, para o que se faz necessário, por exemplo, definir um conjunto de ferramentas capazes de criar um ambiente virtual de trabalho produtivo, flexível e adaptável. Nesse contexto, quatro ferramentas podem ajudar empresários e colaboradores.
A primeira ferramenta que destaco é o Slack. Trata-se de um aplicativo gratuito e disponível em várias plataformas (Android, iOS, Web e Windows), que objetiva facilitar a comunicação entre os colaboradores por meio de um ambiente virtual repleto de recursos. Além de conversas mais organizadas, diferentes das existentes nos tumultuados grupos do WhatsApp, ele permite criar grupos para projetos e assuntos específicos, configurar notificações, rotular postagens e conversas, além de diversos outros recursos que facilitam a troca de mensagens e arquivos. O Slack também se integra a outros serviços, como e-mails, mensageiros, compartilhadores de arquivos, entre outros.
A segunda ferramenta é o Office 365. A emblemática suíte de aplicativos para escritório da Microsoft cresceu e se tornou multiplataforma. Isso significa que você pode criar um ambiente virtual com documentos, planilhas, apresentações, vídeos, lista de tarefas e diversas outras ferramentas, de maneira on-line e completamente colaborativa. Sem dúvida, a colaboração em tempo real é uma das principais vantagens do Office 365, visto que permite o trabalho simultâneo de vários usuários no mesmo arquivo. A ferramenta também possui aplicativos que facilitam reuniões e cursos on-line, como o Teams. Uma outra vantagem aqui é a familiaridade, já que a maioria dos profissionais já estão acostumados com as ferramentas da Microsoft. A Google também possui uma suíte completa de aplicativos para escritório, a Google Suíte, que concorre muito bem com o Office 365. Vale a pena conhecer as duas.
A terceira ferramenta que pode ser útil é o Toogl. Trata-se de um aplicativo multiplataforma usado para controlar as horas trabalhadas, capaz de gerar relatórios detalhados sobre o tempo investido em um projeto, tarefa ou cliente. A versão gratuita, apesar de limitada, é muito útil e pode ser usada para comprovar horas trabalhadas para fins de pagamento/cobrança, além de mensurar a produtividade dos colaboradores.
Outra ferramenta interessante é o Trello, que traduz o método Kanban, desenvolvido pela Toyota na década de 1940, com o objetivo de controlar o fluxo de produção de maneira simples, rápida e visual. Com o Trello é possível visualizar o que está sendo trabalhado, quem é o responsável, quais tarefas já foram concluídas e quais ainda precisam ser executadas. Assim, é possível que os colaboradores acompanhem um projeto considerando aspectos macro e micro, permitindo uma rápida compreensão do status das tarefas. Além da colaboratividade, o Trello oferece integração com diversas ferramentas, inclusive o Slack e as ferramentas da Google e Microsoft.
Enfim, essas são algumas das muitas ferramentas que muitos profissionais que trabalham em regime home office utilizam. Eu, particularmente, utilizo várias delas nos meus projetos pessoais e como professor. Apesar de úteis, elas são um meio e não um fim. Isso significa que, para que o home office funcione de maneira adequada, sem prejudicar processos, qualidade dos serviços, produtividade e competitividade das organizações, é necessário mudança de hábito, flexibilidade e adaptação. Entretanto, mudança de hábito e de cultura organizacional não acontece da noite para o dia. Desse modo, é importante oferecer cursos e capacitações aos seus colaboradores. Imagine quantas empresas irão sofrer até se adaptar. Investir em seus colaboradores é investir na sua empresa.
Texto publicado originalmente no Jornal de Jales, coluna Fatecnologia, no dia 29/03/2020
